Privacy Statement Topwork

Dit is het privacy statement van Topwork BV. Topwork BV is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Topwork BV gevestigd aan de David Livingstonestraat 25, 7825 AE Emmen.

Wanneer u als flexkracht,  kandidaat, sollicitant, zelfstandigen zonder personeel of (directe of ingehuurde) werknemer persoonsgegevens aan Topwork BV verstrekt, worden uw gegevens opgenomen in de databank van Topwork BV. Dit geldt ook voor de gegevens die wij van u als werknemer of vertegenwoordiger van een (potentiële) zakelijke relatie (zoals een (potentiële) opdrachtgever, leverancier, verkoper of ander(e) bedrijf of instelling) ontvangen. In dit statement informeren wij u over welke persoonsgegevens wij verwerken, wat wij er mee doen en wat uw rechten als betrokkene zijn. 

 

Welke gegevens verwerken wij van onze website bezoekers?

Over het algemeen kan onze website bezocht worden zonder dat uw persoonsgegevens aan ons worden doorgegeven. Net als veel andere websites verzamelt deze website wel automatisch bepaalde niet-identificeerbare informatie over de gebruikers van de website, zoals bijvoorbeeld het Internet Protocol (IP)- adres van uw computer, het IP-adres van uw Internet Service Provider, datum en tijd van toegang tot de website, het internetadres van de website vanwaar u rechtstreeks bent doorgelinkt naar onze website, het besturingssysteem dat u gebruikt, de onderdelen van de website die u bezoekt, de pagina’s van de website die u heeft bezocht en de informatie die u heeft bekeken, informatie over het type apparaat wat u gebruikt voor uw bezoek aan de site, de regio waar u zich bevindt en het materiaal dat u opstuurt of downloadt van de website. Deze technische informatie wordt gebruikt voor het beheer van de website en systeembeheerder, en om de website en het gebruik ervan te verbeteren. Deze technische gegevens mogen aan derden worden doorgegeven en kunnen permanent worden opgeslagen voor toekomstig gebruik.

Topwork BV maakt gebruik van cookies en web statistieken. Een cookie is een bestand dat op uw computer wordt opgeslagen. Bij een vervolgbezoek op onze website kunnen deze cookies worden herkend. Het gebruik van deze informatie helpt ons om de site te verbeteren. Dit om het gebruikersgemak te optimaliseren.

Onze websites kunnen verwijzingen en/of hyperlinks naar één of meerdere websites van anderen bevatten. Dit privacy statement is niet van toepassing op deze websites en wij raden u aan het Privacy beleid van de websites van deze anderen na te lezen zodat u op de hoogte bent hoe zij met uw privacy omgaan.

 

Wanneer verzamelen wij uw persoonsgegevens?

Wij verzamelen uw gegevens vanaf het moment dat u uw gegevens invult of achterlaat op onze website, u zich inschrijft op onze vestiging of u zich op andere wijze aanmeldt of wordt aangemeld om gebruik te maken van onze dienstverlening.

 

Waarom verzamelen wij uw persoonsgegevens?

Wij verzamelen en verwerken uw gegevens voor de uitvoering van onze HR-dienstverlening, waaronder bemiddeling, uitzenden, detachering, payroll, werving & selectie, persoonlijke ontwikkeling en inzetbaarheid, salarisadministratie en personeelsmanagement. Meer concreet, uw persoonsgegevens worden verwerkt om:

- Aanbiedingen te kunnen doen en/of informatie te kunnen verstrekken over onze dienstverlening en overige activiteiten. En om deze aanbiedingen beter te kunnen afstemmen op uw wensen en kwaliteiten. Dit doen onze medewerkers en gebeurt het deels geautomatiseerd (bijvoorbeeld bij een nieuwe aanvraag vanuit onze opdrachtgevers).

- U te benaderen voor commerciële aanbiedingen, nieuwsbrieven en promotie-acties die voor u interessant kunnen zijn.

- Geschiktheid en beschikbaarheid te kunnen beoordelen in verband met bemiddeling naar vast of tijdelijk werk dan wel een opdracht, waarbij ook gebruik gemaakt kan worden van testresultaten, referentiechecks etc.

- Een werknemers- of personeels-/bemiddelingsrelatie met u aan te gaan en te onderhouden en hiervoor de relevante administratie uit te voeren.

- Onze re-integratieverplichtingen na te komen en te voldoen aan (het vanuit de overheid opgelegde doeleinde) om personen met een grote(re) afstand tot de arbeidsmarkt aan het werk te helpen.

- Een opdracht bij de opdrachtgever te kunnen vastleggen in een overeenkomst met de opdrachtgever en de overeenkomst met de opdrachtgever te onderhouden en na te komen.

- Voor het bevorderen van uw persoonlijke ontwikkeling en inzetbaarheid, waaronder training, opleiding en testen.

- Voor managementdoeleinden waaronder managementinformatie, het verzorgen van interne controles en bedrijfsveiligheid en het uitoefenen van audits en accountantscontrole.

- Kwaliteitsdoeleinden zoals certificering.

- Subsidies, premiekortingen e.d. aan te vragen.

- Als we een werknemers- of personeels-/bemiddelingsrelatie met u zijn aangegaan, voor naleving van wet- en regelgeving, waaronder maar niet beperkt tot identificatie, arbeidswetgeving, fiscale- en sociale zekerheidswetgeving, bestrijding van fraude en nationale en internationale sanctiewetgeving.

 

Welke persoonsgegevens worden er door ons verzameld?

Topwork verwerkt de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor onze dienstverlening; een aantal van deze gegevens is verplicht om gebruik te kunnen maken van onze dienstverlening. Aanvullende gegevens kunnen handig zijn om de dienstverlening beter te kunnen afstemmen op uw wensen en kwaliteiten of om te voldoen aan meer specifieke vragen of verplichtingen vanuit opdrachtgevers. U bent zelf verantwoordelijk voor de juistheid en de actualiteit van de gegevens die u verstrekt.

Concreet gaat het om - onder andere - de volgende persoonsgegevens:

- Op het moment dat u zich bij ons inschrijft:

- Kopie ID bewijs, Nationaliteit, BSN nummer, NAW gegevens, e-mail adres en andere contactgegevens

- Geboortedatum, en geboorteplaats

- Geslacht

- Curriculum vitae (CV), informatie over opleiding, stages en werkervaring

- Gegevens over trainingen en opleidingen en/of testen die u zelf of via ons hebt gevolgd of gedaan

- Gegevens over beschikbaarheid en verlof

- Andere gegevens die van belang (kunnen) zijn in het kader van de beoordeling van de geschiktheid van de kandidaat, bijvoorbeeld referenties

- Optioneel pasfoto / video (introductie) - op vrijwillige basis, zonder dat het consequenties heeft als u het niet doet. Potentiële opdrachtgevers kunnen deze pasfoto / video zien.

- Overige bijzondere persoonsgegevens die u ongevraagd aan Topwork BV verstrekt zullen worden geacht met uw toestemming te worden verwerkt.

Op het moment dat u voor Topwork BV gaat werken/werkt/heeft gewerkt:

- Nationaliteit, BSN-nummer, kopie ID bewijs, eventuele werkvergunning, bankrekeningnummer

- Verklaringen omtrent gedrag (VOG) (indien noodzakelijk voor de functie)

- Overige gegevens die gerelateerd zijn aan de personeels-, salaris- en verzuimregistratie

Topwork BV legt uitsluitend bijzondere persoonsgegevens vast indien daartoe een wettelijke grondslag bestaat. Bijzondere persoonsgegevens zijn o.a. gegevens over iemands godsdienst of levensovertuiging, ras, politieke gezindheid, gezondheid, seksuele leven, genetische gegevens, biometrische gegevens, evenals gegevens betreffende het lidmaatschap van een vakvereniging. Daarnaast vallen hier strafrechtelijke gegevens onder en gegevens over onrechtmatig of hinderlijk gedrag in verband met een opgelegd verbod naar aanleiding van dit gedrag.

De bijzondere gegevens die wij verwerken betreffen veelal gegevens die op uw identiteitsbewijs staan waarvan wij op grond van wet een kopie moeten maken als u voor ons gaat werken. Daarnaast kunnen wij bijzondere persoonsgegevens verwerken met betrekking tot uw gezondheid, uitkeringssituatie of achtergrond. Wij doen dit om gebruik te kunnen maken van (premie)kortingen en/of subsidies, onze re-integratieverplichtingen na te komen en ter uitvoering van het overheidsdoel om personen met een grote(re) afstand tot de arbeidsmarkt aan het werk te helpen, hetgeen in diverse (toekomstige) wet- en regelgeving is terug te vinden. Personen met een grote(re) afstand tot de arbeidsmarkt zijn onder meer mensen die gedurende langere tijd werkloos zijn, 50 jaar of ouder zijn en/of zonder re-integratieondersteuning niet of moeilijk aan werk komen.

Tot de bijzondere persoonsgegevens die u desgevraagd aan ons verstrekt hebben alleen personen toegang die over deze gegevens dienen te beschikken voor de (uitvoering van) hun werkzaamheden en/of ter voldoening aan de geldende wet- en regelgeving. Denk hierbij aan de personeels-, financiële-, verzuim- en/of salarisadministratie, verwerkers, personen betrokken bij de (interne en externe) kwaliteitsbewaking, (het toezicht op) de financiële verslaglegging en de uitvoering van premiekorting- en subsidieregelingen.
Wij kunnen de van u ontvangen bijzondere persoonsgegevens daarnaast doorgeven aan onze opdrachtgevers indien daar een wettelijke grondslag voor bestaat. Verder kunnen wij deze gegevens doorgeven aan de overheidsinstellingen die toezien op de uitvoering van de overheidsdoelstellingen en/of het toekennen van (premie)kortingen en/of subsidies.

 

Waarom mogen wij deze persoonsgegevens verzamelen?

Topwork Bv mag deze gegevens op basis van de privacywetgeving verzamelen omdat:

- Er daarvoor in sommige gevallen aan u nadrukkelijke toestemming voor is gevraagd. De gegeven toestemming kan u elk moment weer intrekken.

- Het noodzakelijk is om een overeenkomst die Topwork BV met u heeft te kunnen uitvoeren. Denk hierbij aan de uitzendovereenkomst die we met u aangaan als uitzendkracht.

- Het noodzakelijk is voor het kunnen voldoen aan een wettelijke verplichting. Denk hierbij aan onze verplichting als werkgever om een kopie ID bewijs te bewaren.

- Het noodzakelijk is voor het kunnen behartigen van ons gerechtvaardigd belang. Waarbij Topwork BV afweegt of haar belang dan echt zwaarder weegt dan uw belangen als het gaat om privacy.

 

Met wie kunnen uw persoonsgegevens worden gedeeld?

De opdrachtgevers, onderaannemers, verwerkers, die namens haar diensten verlenen of opdrachten uitvoeren, leveranciers, overheidsinstanties en andere zakelijke relaties. En in alle andere gevallen waarin wij hiertoe kunnen worden verplicht, bijvoorbeeld door een gerechtelijk bevel of een gerechtelijk vonnis.
Uw persoonsgegevens kunnen worden doorgegeven aan partijen buiten Europa. Topwork BV kiest deze partijen zorgvuldig uit. Daarbij letten wij erop dat er een behoorlijk niveau van bescherming van persoonsgegevens geldt, vergelijkbaar met de bescherming in Europa. Ook worden er afspraken met deze partijen gemaakt over passende veiligheidsmaatregelen om de persoonsgegevens goed te beschermen.

 

Hoe lang worden uw persoonsgegevens bewaard?

Wij bewaren uw persoonsgegevens zolang het noodzakelijk is om het doel te bereiken dan wel conform de toepasselijke wettelijke bewaartermijnen.

Bij arbeidsbemiddeling (indien u (nog) niet voor Topwork BV heeft gewerkt)
- Uw bemiddelingsgegevens (CV, werkervaring, opleiding, testresultaten e.d.) zijn beschikbaar tot twee jaar na het laatste contact indien u niet voor Topwork BV heeft gewerkt.

Bij sollicitaties vaste / indirect medewerkers (geen arbeidsbemiddeling)
- Uw gegevens worden maximaal 4 weken bewaard, tenzij u toestemming geeft om de gegevens 1 jaar te bewaren.

Wanneer u voor Topwork BV werkt/heeft gewerkt

- Arbeidsbemiddelingsgegevens, screeningsgegevens, sollicitatiegegevens, worden tot 2 jaar na eindigen van uw uitzend- / arbeidsovereenkomst bewaard.

- Kopie ID bewijs, tewerkstellingsvergunningen, loonheffingsverklaringen en personeelsdossiers worden bewaard gedurende 5 jaar na het einde van het kalenderjaar van uitdiensttreding.

- Re-integratiedossiers worden bewaard gedurende 2 jaar na het eindigen van de uitzend - / arbeidsovereenkomst. Bij eigen risicodragerschap Ziektewet geldt een bewaartermijn van 5 jaar na laatste handeling in het dossier en bij eigen risicodragerschap WGA geldt een bewaartermijn van 10 jaar.

-Persoonsgegevens en documenten die fiscaal van belang zijn (zoals uitzendovereenkomsten/ arbeidsovereenkomsten, opleidingsafspraken, loonadministratie/gegevens, verklaringen inzake subsidies) worden bewaard gedurende 7 jaar na einde dienstverband.

Als u niet meer bemiddeld wilt worden, dan kunt u dit aangeven aan uw contactpersoon van de vestiging. U wordt dan niet meer benaderd en bemiddeld door Actief Werkt!.

Persoonsgegevens van zakelijke relaties
(contactgegevens van medewerkers van opdrachtgevers, leveranciers, verkopers, referenten en elke andere instantie waarmee wij een zakelijke relatie onderhouden)

Topwork BV verwerkt de persoonsgegevens van betrokkenen die werkzaam zijn voor ondernemingen waarmee wij zaken doen (1) voor het doen van aanbiedingen voor en/of verstrekken van informatie over de dienstverlening en overige activiteiten en (2) een zakelijke relatie te onderhouden en (3) een opdrachtovereenkomst te sluiten en te onderhouden.

We verwerken onder andere de volgende persoonsgegevens van zakelijke relaties:

- Namen, contactgegevens en functies van contactpersonen.

Topwork BV kan de van haar zakelijke relaties verkregen persoonsgegevens doorgeven indien dit nodig is om de doelstellingen van de zakenrelatie te realiseren, dan wel ten behoeve van de bemiddeling. Deze gegevens kunnen worden doorgegeven aan sollicitanten of kandidaten, zakenpartners en onderaannemers (bv gegevensbewerkers) die namens haar diensten verlenen, en in alle overige gevallen waarin Topwork BV hiertoe verplicht kan worden, bijvoorbeeld door een gerechtelijk bevel of rechterlijk vonnis. Persoonsgegevens kunnen worden doorgegeven aan partijen buiten Europa. Topwork BV kiest deze partijen zorgvuldig uit. Daarbij letten wij erop dat er een behoorlijk niveau van bescherming van persoonsgegevens geldt, vergelijkbaar met de bescherming in Europa. Ook worden er afspraken met deze partijen gemaakt over passende veiligheidsmaatregelen om de persoonsgegevens goed te beschermen.

 

Maken wij gebruik van kunstmatige intelligentie (AI)?

Wij maken in sommige gevallen gebruik van kunstmatige intelligentie. Het is belangrijk om te weten dat we uw persoonsgegevens niet gebruiken voor automatische besluitvorming (beslissingen die alleen door technologie worden genomen zonder menselijke tussenkomst) of profilering (het verwerken van gegevens met technologieën die menselijke betrokkenheid verminderen om bepaalde eigenschappen van een persoon te beoordelen) die belangrijke juridische of vergelijkbare gevolgen voor u kan hebben.

We gebruiken verschillende technologieën om uw gegevens te analyseren, maar in alle gevallen is er menselijke betrokkenheid. Deze tools dienen ter ondersteuning van onze deskundige medewerkers.

Om onze medewerkers te helpen bij het beheren van grote hoeveelheden gegevens, zoals vacatures en profielen, maken we gebruik van geautomatiseerde systemen die voldoen aan de voorwaarden die eerder zijn beschreven. We kunnen AI inzetten, zoals machine learning, op logica gebaseerde en kennis gestuurde benaderingen, om u en onze klanten de gevraagde diensten te kunnen bieden. Het is belangrijk te benadrukken dat alle beslissingen met mogelijke gevolgen voor u worden genomen met tussenkomst van onze medewerkers, waardoor de AI-systemen geen juridische gevolgen hebben.

 

Wat zijn uw rechten?

Inzage en/of wijzigen persoonsgegevens
- U kunt zelf op elk gewenst moment een aantal gegevens wijzigen zoals het doorvoeren van aanpassingen in uw CV of uw accountgegevens.

- Als u inzage wenst in uw totale persoonsgegevensverwerking en/of gegevens wilt wijzigen of verwijderen dan kunt u contact opnemen met uw contactpersoon bij Topwork BV. Verder heeft u ook een recht op het overdragen van uw gegevens en om gegevens te laten verwijderen waarvoor geen wettelijke verplichting bestaat om die te bewaren.

Voor overige relaties:
- U hebt recht op inzage en wijziging van de over u geregistreerde persoonsgegevens. U kunt daartoe contact opnemen met uw contactpersoon bij Topwork BV.

 

Beveiliging van uw persoonsgegevens

Topwork BV doet er alles aan om uw persoonsgegevens optimaal te beveiligen tegen onrechtmatig gebruik. Wij doen dit aan de hand van fysieke, administratieve, organisatorische en technische maatregelen. Zo hebben alleen geautoriseerde medewerkers toegang tot de gegevens en hebben de werknemers van Topwork BV, die toegang hebben tot uw persoonsgegevens, een geheimhoudingsplicht. Indien persoonsgegevens worden verstrekt aan gegevensbewerkers die namens Topwork BV diensten verlenen of opdrachten uitvoeren, is Topwork BV met hen overeengekomen dat zij de persoonsgegevens ook optimaal beveiligen.

 

Vragen, opmerkingen, klachten of (vermoeden) datalek

Indien u vragen, opmerkingen of klachten heeft met betrekking tot dit privacy statement of de manier waarop Topwork BV uw gegevens registreert, gebruikt en verwerkt, dan kunt u zich richten tot onze HR Afdeling voor de Gegevensverwerking, mevrouw S. Arslan, via s.arslan@topwork.nl. Wij streven er naar binnen vier weken na ontvangst van uw vraag, opmerking of klacht te reageren. U kunt een klacht ook rechtsreeks richten aan de autoriteit persoonsgegevens. 

Is er sprake van een (vermoeden van) een datalek, dan verzoeken wij u dit direct te melden via info@topwork.nl

 

Wijzigingen

Topwork BV kan veranderingen, aanvullingen of wijzigingen aanbrengen in dit Privacy statement. Het meest actuele Privacy statement is altijd te raadplegen op de website van Topwork BV.